Курсы секретарь – референт

Предлагаемая программа обучения секретарей - референтов  - это интегрированный курс для секретарей, сочетающий в себе отрасли знаний в сфере делопроизводства, научной организации труда и методики овладения профессиональными навыками. Специалисты в этой области деятельности нужны во всех организациях и их профессиональное мастерство в некотором роде определяет служебную культуру этих коллективов.

Курс подготовки секретаря - референта включает: машинопись - "слепой" десятипальцевый метод печати, изучение персонального компьютера, делопроизводство, секретарское дело, работу в программе 1С "Зарплата и Управление Персоналом", а так же  основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж секретаря. 

1. Русская машинопись. 8 академических часов.

1 занятие.

1.1. Принцип «слепого» десятипальцевого метода печати.  

1.2. Позиция. ФЫВА ОЛДЖ. Изучение основного (второго) ряда клавиатуры. ФЫВА ОЛДЖ Э ПР. Клавиша Enter.

1.3. Печать букв под диктовку. Печать слов под диктовку. Печать текста с листа.

1.4. Верхний (третий) ряд клавиатуры. ЕКУЦЙ НГШЩЗХЪ. Печать букв под диктовку. Печать слов под диктовку (второй и третий ряд). Печать текста с листа.

1.5 Нижний (первый) ряд клавиатуры. ИМСЧЯ ТЬБЮ. Печать букв под диктовку. Печать слов под диктовку (включая второй и третий ряд).

1.6. Точка, запятая. Заглавная буква. Красная строка. Выполнение упражнений, отработка навыков печати.

1.7. Печать текста с листа.

2 занятие.

2.1. Повтор предыдущих занятий.

2.2. Арабские цифры (четвёртый ряд) клавиатуры.

2.3. Знаки (четвёртый ряд) клавиатуры.  ! « » № ; % : ? * ( ) _- + = Выполнение упражнений, отработка навыков печати. Буква Ё.

2.4. Печать текста под диктовку. Печать текста с листа.

2.5. Проверочная работа.

II. Персональный компьютер и его программное обеспечение. 28 академических часов.

1 занятие.

1.1. Операционная система Windows 7.

1.2. Программа «Проводник». Файловая система. Операции с папками и файлами: создание, выделение, открытие, переименование, удаление, восстановление. Способы копирования и перемещения папок и файлов.

1.3. Текстовый редактор «Блокнот». Запуск, ввод текста. Способы выделения текста. Сохранение файла. Открытие файла. Копирование, перемещение информации на flash-накопитель.

2 занятие.

2.1. Текстовый процессор Microsoft Office Word 2010. Запуск программы. Создание документа. Строки программы. Ввод текста. Способы выделения элементов текста. Копирование, перемещение текста. Сохранение документа. Открытие документа.

2.2. Редактирование документа. Форматирование текста (панель форматирования). Отмена и повтор действий. Выход из программы.

2.3. Поля документа, ориентация страницы (группа команд «Параметры страницы»).

3 занятие.

3.1. Форматирование текста (группа команд «Шрифт»). Междустрочный интервал, красная строка (группа команд «Абзац»). Расстановка переносов.

3.2. Установка и удаление позиций табуляции.

3.3. Правила печати документов.

3.4. Практическая работа.

4 занятие.

4.1. Вставка таблицы. Выделение элементов таблицы. Изменение ширины столбцов и высоты строк. Добавление и удаление элементов таблицы.

4.2. Инструмент таблицы «Карандаш». Ввод данных в таблицу. Форматирование и способы выравнивания текста в ячейках. Объединение и разбивка ячеек.

4.3. Разрыв страницы.

4.4. Нумерация страниц.

4.5. Проверочная работа.

5 занятие.

5.1. Табличный процессор Microsoft Office Excel 2010. Запуск программы. Создание рабочей книги. Строки программы. Ячейки и их адресация. Способы выделения ячеек. Изменение ширины столбцов и высоты строк. Добавление, удаление столбцов и строк. Разбивка листа на страницы. Поля документа. Ориентация страницы (группа команд «Параметры страницы»).

5.2. Ввод данных. Форматирование данных (контекстное меню «Формат ячеек»). Работа с листами: добавление, переименование, копирование, перемещение, удаление.

5.3. Выполнение вычислений над данными. Сохранение рабочей книги. Открытие файла. Выход из программы.

6 занятие.

6.1. Работа с данными и формулами. Создание формул для вычисления значений вручную. Перемещение, копирование данных в рабочей книге. Изменение формата числовых данных. Автосумма. Относительные и абсолютные ссылки на ячейки.

6.2. Работа с базами данных. Сортировка списков данных. Настраиваемая сортировка. Использование фильтров для отображения нужных данных. Промежуточные итоги. Сводные таблицы.

6.3. Вставка и настройка диаграмм. Перенос диаграммы на отдельный лист.

6.4. Примеры решения задач с использованием различных формул.

7 занятие.

7.1. Работа в сети Интернет.

7.2. Поисковые системы.

7.3. Работа с электронной почтой. Регистрация. Создание исходящих и обработка входящих сообщений. Прикрепление к сообщению файлов. Адресная книга. Удаление писем из папок. Выход из почтового ящика. Удаление электронного адреса.

III. Делопроизводство. 12 академических часов.

1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Реквизиты – элементы документа; формуляр документа; бланки документов).

2.  Организационно-распорядительные документы

2.2. Организационные документы (Положения о персонале; Должностные инструкции).

2.3. Распорядительные документы (Приказ; Распоряжение; Указание; Решения).

2.4. Трудовой договор (виды, содержание), испытательный срок. Различия между трудовым и гражданско-правовым договорами.

2.5. Приказы по персоналу предприятия

Приказ о приёме на работу; Приказ о переводе на другую работу (перемещение); График отпусков; Приказ о предоставлении отпуска; Приказ о дисциплинарном взыскании; Приказ о прекращении трудового договора с работником.  

2.6. Документационное обеспечение командировки руководителя и сотрудников (оформление Приказа о направлении работника в командировку. Регистрация в журнале учёта  командированных работников).

2.7. Правила оформления Личной карточки форма Т-2.

3. Личное дело сотрудника

3.1. Информационно-справочные документы (Протоколы; Деловое Письмо; Гарантийное письмо; Акт; Докладная записка; Справка с места работы).

3.2. Работа с конфиденциальными документами.

3.3. Организация работы с документами. Группы документов (Входящие; Исходящие; Внутренние). Регистрация документов. Журналы регистрации документов. Этапы обработки документов.

3.4. Справка о состоянии исполнения документов (контроль исполнения документов).

3.5. Формирование документов в дела, оформление дел.

3.6. Составление номенклатуры дел.

3.7. Подготовка документов к архивному хранению.

 4. Сроки хранения документов.

4.1. Программы электронного документооборота.

V. Программа 1С: Зарплата и Управление Персоналом версия 8.3. 8 академических часов.

1 занятие.

1.1. Назначение программы. Запуск программы. Заполнение и редактирование справочной системы программы (справочник Организации, подразделения, должности). Формирование штатного расписания.

1.2. Заполнение справочника «Сотрудники». Оформление приёма на работу.

1.3. Формирование графика отпусков.

1.4. Начисление, расчёт и выплата заработной платы.

1.5. Начисление и расчёт страховых взносов.

1.6. Оформление приказа о переводе на другую работу.

2 занятие.

2.1. Оформление приказа о предоставлении отпуска и начислении отпускных средств. 2.2. Документы командирования (приказ о направлении работника в командировку; командировочное удостоверение).

2.3. Оформление больничного листа.

2.4. Формирование личной карточки.

2.5. Отчеты программы.

2.6. Сохранение документов на Flash-накопитель.

Секретарское дело (1 занятие)

1. Секретарь – помощник руководителя.

2. Планирование рабочего дня секретаря-референта и участие в планирование рабочего времени руководителя.

3. Рабочее место секретаря-референта.

4. Телефонный разговор в офисе.

5. Организация приёма посетителей.

6. Подготовка совещаний.

7. Деловые приёмы. Обслуживание визита вежливости.

8. Принятие официального приглашения на приём и отказ от приглашения.

9. Подготовка командировок руководителя и сотрудников.

10. Выбор подарков деловым партнёрам.

11. Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.

12. Ответы на вопросы.